Hoe je rekruteringsproces volledig remote maken?Recruitment Marketing to the rescue! 🚀

Posted by Alexander Synhaeve on April 2, 2020

In huidige coronacrisis merken we dat er heel wat aandacht is voor remote work. In ons netwerk spelen ook heel wat vragen omtrent remote rekruteren. Vanuit Tomorrow helpen we bedrijven in de versterking van hun communicatie- en rekruteringsstrategie. We slaan de brug tussen HR en marketing. In deze tijd van sterk online contact is het des te belangrijk om een goede link te vormen tussen marketing en HR om je vacatures bij de juiste doelgroep te krijgen. Een vraag die elke klant zich momenteel stelt:

Is het nu het juiste moment om aan te werven?

Een eenduidig antwoord is er niet. Er spelen verschillende factoren die heel sectorafhankelijk en situatieafhankelijk zijn. Bepaalde bedrijven zetten alles on hold. De lokale economie is getroffen door de crisis en gaat in overlevingsmodus.

Andere sectoren dreigen echter met een personeelstekort ten gevolge van de coronacrisis. Bepaalde bedrijven zitten met vacatures die al geruime tijd openstaan en ingevuld moeten geraken om het jaar door te komen. Aanwerven blijft een focus. En dit kan helemaal remote. We nemen je graag mee doorheen het proces.

 

1. De vacature lanceren

Een vacature lanceren of niet? Zet een intern overleg op via een videocall. Groen licht? De vacature kan je aanmaken en lanceren in je recruitmentsysteem.

Interessante tools voor de videocall op te zetten:

  • Vectera
  • Zoom
  • Whereby
  • Microstoft Teams

Remote: check! ✔

2. De vacature maken

Je lanceert de vacature. Maar wat moet er precies instaan? Wat wordt verwacht? Wat heb je in de functie concreet te bieden en hoe overtuig je de potentiële kandidaat?

Een teamcall biedt duidelijkheid. De betrokken personen (teamlid, hiring manager, HR of externe partij) nodig je uit tot een teamcall per video. De inhoud vastgelegd?

De copywriter, interne recruiter, freelancer of externe partij zetten de puntjes op de i.

Ook dit gebeurt vanop afstand. De vacaturetekst of script van de vacaturevideo staan op punt. (Lees ook: het nieuwe rekruteren: video)

Remote: check! ✔

3. De vacature verspreiden

De wervende vacaturetekst is finaal of de videovacature is opgenomen (do it yourself of via een gespecialiseerd agency met het bewaren van de social distancing – klik hier voor meer informatie). Dan is het tijd om deze te richten aan de juiste doelgroep via de juiste kanalen. Online of offline? Wij gaan voor online met de juiste recruitment marketing strategie met multichannel aanpak. (klik hier voor meer informatie). De doelstellingen en doelgroepen worden opgemaakt. De recruitment marketing campagne gaat online, yes!

Remote: check! ✔

tomorrow

4. De eerste instroom

De boodschap is bij de juiste doelgroep terecht gekomen? De eerste reacties komen binnen?

Spannend! Zit de juiste kandidaat erbij? Via jouw eigen methodiek of via een geautomatiseerd ATS kan je de eerste selectie analyseren op basis van het CV.

Remote: check! ✔

5. Kennismakingsgesprek

De eerste selectie is gemaakt. Hoe komt de persoon over? Nog bijkomende vragen omtrent de kandidaat? Peilen naar zijn enthousiasme?

Dit kan! Zet een call op en ontmoet de persoon per video. Net zoals hij voor je zou zitten. Enkel een persoonlijke handdruk blijft achterwege maar de social distancing wordt bewaard. (lees ook: videosollicitaties vanop afstand: zo doe je dat)

Remote: check! ✔

6. Evaluatie

De kandidaat wordt al dan niet weerhouden. Ook hier gebruik je de gewenste recruitmenttool of ATS om dit bij te houden. Je gaat niet verder? Je stuurt een bedankingsvideo of je geeft een telefoontje met de feedback. Houd het persoonlijk!

Je gaat verder? Je wenst het team op de hoogte te stellen en de vervolggesprekken op te zetten met de betrokkenen.

Remote: check! ✔

7. Vervolggesprek

De manager, HR of andere betrokkene zetten ook een videocall op. Net zoals de persoon terug voor hem of haar zou zitten. Feedback wordt opnieuw verzameld.

Remote: check! ✔

8. Informele meeting

De feedback wordt verzameld en bijgehouden in het systeem of ATS. Zoals vele bedrijven kandidaten even een halve dag laten meedraaien in non-corona tijdperk, kan je de kandidaat nu even virtueel en informeel uitnodigen tot een teamgebeuren.

Hello virtueel koffiemoment of gezamenlijke lunch. Leer de kandidaat zijn persoonlijkheid beter kennen door hem te betrekken in jullie online en remote teamgebeuren. “E-peritief” of “skypero” op vrijdag, invite de potentiële kandidaat!

Remote: check! ✔

virtuele koffie

9. Waar komt de kandidaat terecht?

Mooi, de kandidaat past in het team? De collega’s zijn ook enthousiast? Way to go! De kandidaat heeft in zijn candidate experience nog één ervaring die ontbreekt: waar kom ik nu eigenlijk terecht qua werkomgeving?

Wel, hier komt terug de kracht van video naar voor.

Zet een live call op waarbij je een walktrough door het kantoor geeft. Of neem dit op, zodat je het kan gebruiken om ook voor andere kandidaten of vacatures deze walktrough boven te halen.

Wil je het professioneler en opnieuw te gebruiken? Contacteer ons voor een opname of een 360° office video.

Remote: check! ✔

10. Reference check

Vergeet je referenties van de kandidaat niet te checken. Een telefoontje naar een ex-collega of ex-manager. Snel geregeld en levert eerlijke feedback van de kandidaat.

Remote: check! ✔

11. Contractvoorstel

De finale 1-on-1 meeting: je wil de kandidaat aanwerven. Beide partijen enthousiast? Allright, here we go!

De laatste praktische vragen worden afgestemd. Het salaris wordt besproken.De fles champagne staat klaar. Een akkoord?

Klink een virtueel glaasje met de nieuwe kandidaat. Het contract wordt overgemaakt en digitaal getekend (cfr. Docusign).

Tijdelijk contract? Ook dit kan perfect opgevangen worden door online payrolling of je vertrouwd uitzendkantoor.

Remote: check! ✔

12. Pre-boarding en on-boarding

Je hebt het laatste gesprek afgesloten met een goed gevoel. Blijf zeker in contact met de kandidaat. Preboarding en onboarding blijven ook in deze tijden essentieel in de candidate experience. Deze situatie leent zich goed om online de nieuwe medewerker wegwijs te maken in jullie organisatie. Stuur door wat hij of zij alvast moet weten. Hou regelmatig de vinger aan de pols. Heeft de kandidaat zijn ontslag vlot kunnen indienen? Hoe loopt de opzeg?

Is de kandidaat per direct beschikbaar, blijf ook hier in contact. De eerste werkdag nadert? Ook deze onboarding kan best op afstand plaatsvinden. Ideaal is het niet, maar nood breekt wet.

Puur praktisch: maak de nodige documenten over, stuur de laptop en andere benodigdheden op als die er zijn. En focus je op een goede check-in met een one-on-one meeting tussen de manager en de nieuwe medewerker.

Enkele tips:

  • Geef duidelijk mee wat de rol is en de verantwoordelijkheden
  • Geef je nieuwe medewerker een buddy binnen het team waar hij terecht kan met al zijn vragen
  • Help je nieuwe medewerker aan een sociaal netwerk
  • Zorg voor wekelijkse of dagelijkse check-ins met het team en betrek de nieuwe medewerker hier nauw in
  • Moedig een open dialoog aan
  • Zorg voor een wekelijks one-on-one moment als hiring manager en een goede follow-up vanuit HR

Kan dit ook allemaal remote?

Jazeker! ✔✔✔

Wens je recruitment marketing in te zetten om kandidaten te bereiken?
Aarzel niet ons te contacteren.

Ook de Vlaamse regering en de VDAB hebben COVID-19-vacatures in het leven geroepen voor kritieke sectoren: Klik hier voor alle informatie!